‘Mavis’
Voor de technische groothandel is het informatiesysteem Mavis ontwikkeld. In de afgelopen jaren is het pakket door inbreng van diverse gebruikers krachtiger en stabieler geworden. De no-nonsense mentaliteit die we in de technische groothandel aantreffen vindt U terug in Mavis. Het pakket is geschikt voor groothandelsbedrijven, importeurs, exporteurs en grossiers. Toepassingsgebieden zijn nationaal en internationaal opererende groothandels bedrijven in ijzerwaren, gereedschappen-, bouwmaterialen, automaterialen, machines, elektronica, computers, kortom in hardware.

Bedrijfsstructuur
Het pakket ondersteunt meerdere bedrijven met de volgende structuur:
· Bedrijf.
· Filiaal (meerdere filialen per bedrijf).
· Magazijn (meerdere magazijnen per filiaal).
· Locaties per magazijn.
Deze structuur maakt het mogelijk om voor de hele organisatie éénmaal een artikel in te voeren met voorraden per locatie, één keer een klant die vervolgens bij elk bedrijf orders kan plaatsen (centrale debiteurbewaking) en één keer een leverancier.

Het geheel is opgeslagen in één centrale database. In de meest eenvoudige vorm werkt u vanuit 1 bedrijf met 1 magazijn.

De belangrijkste functionaliteiten van Mavis op een rij:

Meerdere talen en valuta
Derhalve geschikt voor nationaal- en internationaal opererende handelsbedrijven. Artikelen kunt U vastleggen met een omschrijving en valuta in de taal van de leverancier en met omschrijvingen in de taal van de klant.

Voorbereid op het internet
Door uitgebreide artikelomschrijvingen in meerdere talen, relaties te leggen tussen foto’s en artikelen, structuur aan te brengen in het artikelbestand door gebruik te maken van groepen, subgroepen, merken, kunt u uw assortiment of delen ervan snel en zonder verdere manipulatie opnemen in een e-commerce database. \

Uitgebreide kortings- en prijsmatrixen
Kortingsregelingen per branche, klantgroep of klant,
kortingsafspraken per klant per artikelgroep en subgroep,
prijsafspraken per klant per artikel (met einddatum),
kortingsafspraken per klant per artikel (met einddatum),
actieprijzen (met einddatum),
staffelprijzen en staffelkortingen per artikelgroep of artikelsubgroep,
prijsbepaling op basis van inkoopprijs x factor; (klant gestuurd)
opslag berekening bij verkoop onder de standaard verpakking.
Daarnaast kan er ook met een projectprijs per order gewerkt worden.

Prijswijzigingen.

Deze kunnen voortijdig worden ingevoerd met datum van ingang. Hierdoor kunt u de nieuwe prijzen rustig voorbereiden, waarbij Mavis de nieuwe prijzen op de gewenste datum activeert.

Offertes en calculatiemodule
Voor het aanmaken van offertes waarbij u op diverse manieren kunt calculeren. Van elke offerte kunnen z.g. werkoffertes worden afgedrukt waarmee u totalen en marges kunt beoordelen alvorens de offerte concreet te maken. Offertes kunnen vervolgens omgezet worden in orders.

Telefonische orderinvoer
De telefonische verkoopafdeling kan klanten volledig vanaf de werkplek afhandelen. Het systeem informeert direct over lopende orders, backorders, offertes, voorraadposities, prijzen, condities en levertijden. Op vragen als: graag hetzelfde artikel als de vorige keer; dezelfde prijs als de vorige keer; zelfde maat, type, of kleur etc. kan direct antwoord worden gegeven. Het systeem geeft inzicht in de omzet van de klant in de afgelopen 4 jaar, het betalingsgedrag en het afnamepatroon. U kunt orders bevestigen, reserveren of in backorder nemen.

'Specials'
Het verkopen van 'specials', waaronder we artikelen verstaan die niet tot het standaard assortiment behoren, leidt aan de verkoopkant tot een backorder en aan de inkoopkoop kant tot een inkooporder. Bij het inboeken van de ‘specials’ n.a.v. goederen ontvangsten wordt de backorder geactiveerd en kan tot levering worden overgegaan.

Marge bewaking
U geeft per artikelsubgroep de minimaal gewenste marge aan. Zodra bij verkoop deze marge wordt onderschreden kunt u de orders laten blokkeren voor een "kritische beschouwing". Op artikelregel niveau kunt u zien welke marge gerealiseerd en welke gewenst is.

Magazijn aansturing
U kunt het magazijn op meerdere manieren aansturen.
· Op basis visuele controle. Het systeem produceert op gezette tijden magazijnbonnen, waarbij alle artikelen, behalve de specials, in volgorde van locatie worden afgedrukt (specials worden in backorder genomen). Aan de hand van deze bonnen verzamelt de magazijnmedewerker de order en geeft aan wat er geleverd wordt en wat in backorder wordt genomen.
· Op basis van de door het systeem bepaalde beschikbare voorraad. Op de bonnen staat vermeld wat er volgens het systeem geleverd kan worden. Het niet leverbare deel wordt in backorder genomen. Dit systeem werkt uitsluitend als de computervoorraad betrouwbaar is en voorkomt onnodige zoektijden in het magazijn.

Verzamelfacturering
Het systeem verzamelt orders per verzendadres ( kan een filiaal of willekeurig afleveradres zijn) en maakt hiervan één factuur. Vanuit de historie kunt u een kopiefactuur afdrukken. Per klant kan bepaald worden in welke interval er gefactureerd wordt, bijvoorbeeld dagelijks, per week of maand.

Stock-Control
Stock-Control is een voorraadbeheermodule die op basis van de volgende criteria een besteladvies genereert:
· levensfase van een artikel (startend, aflopend en alles ertussenin),
· verkooppatroon (seizoenen, regelmatige verkoop, onregelmatig etc.),
· gemiddelde levertijd van de leverancier,
· besteltermijn (periode waarvoor men wil bestellen).
Stock-Control berekent de verkoopverwachting (forecast) voor de komende periode. Het juiste gebruik van Stock-Control leidt in het algemeen tot een lagere voorraad positie en minder backorders.

Inkoop
Naast het werken met besteladviezen kunt u direct bestellingen plaatsen. Bij het bestellen van artikelen heeft u inzicht in alternatieve leveranciers. Het systeem informeert u over: de inkoopprijs, de laatste prijsdatum, het aantal dat u het laatst heeft ingekocht, de gemiddelde levertijd van de leverancier. U kunt inkooporders af laten ronden op franco orderwaarde. De documentopmaak is volledig in de taal van de leverancier.

Inkooporganisaties
Inkoopkant. U kunt aangeven bij wie u bestelt; de inkoopcombinatie of rechtstreeks bij de leverancier, van wie u de inkoopfactuur ontvangt en aan wie u betaalt. De inkoopschema's van de inkooporganisaties kunnen worden ingevoerd. Stock-Control houdt rekening met deze schema's en berekent de voorraadbehoefte voor de komende besteltermijn.
Verkoopkant. U geeft aan van welke inkooporganisatie uw klant lid is. Vervolgens worden leveringen, prijscondities en betalingen afgehandeld conform de regels van de inkooporganisatie.

Samengestelde artikelen
U heeft de mogelijkheid om met samengestelde artikelen te werken. Het samengesteld artikel wordt verzameld op het moment dat de order wordt gepicked. Voor samengestelde artikelen gelden speciale prijsbepalingen.

Productie
Op basis van een eindproduct met zijn componenten kunnen productieorders worden aangemaakt. De productie kan worden aangestuurd vanuit klantorders of vanuit voorraadorders (u produceert t.b.v. voorraad). Productieorders kunnen worden uitbesteed. Bij het aanmaken van productieorders wordt de handels-voorraad als component overgeboekt naar de productieafdeling. Bij het gereedmelden van de productie wordt de handelsvoorraad opgeboekt met het eindproduct en de voorraad componenten in de productieafdeling wordt afgeboekt.

Barcode faciliteiten
Vanuit het artikelenbestand kunt U in eigen beheer barcodelabels afdrukken. Met behulp van een barcodescanner kunt u orders, voorraad mutaties verwerken, balieklanten afhandelen etc..

Serienummer registratie
Voor artikelen waarbij is aangegeven dat ze op serienummer moeten worden geregistreerd verplicht het systeem om bij het uitlevering een serie- of chassisnummer in te toetsen en wordt de vervaldatum voor de garantie bepaald.

Geïntegreerde fax
Offertes, opdrachtbevestigingen en inkooporders kunnen via geïntegreerde faxsoftware vanaf elke werkplek worden verzonden. U voorkomt files en onnodige wachttijden bij een faxapparaat. De faxsoftware kan een faxbericht meerdere malen herhalen. De faxmanagementsoftware laat zien welke berichten zijn geweigerd. De kosten voor het verzenden van een fax worden met ca 70% gereduceerd.

Relatiebeheer
T.b.v. relatiebeheer kunnen bezoekrapporten worden ingebracht, afspraken worden gepland en offertes worden opgevolgd.

Meerdere contactpersonen
Per klant en leverancier kunt u meerdere contactpersonen registreren met functieaanduiding, juiste benaming en titulatuur, e-mail adres, 06-nummer, toestelnummer. Mailingen kunnen per contactpersoon worden verzonden.

Balieverkoop
Voor het maken van:
· bonnen op rekening, de klant krijgt zijn specifieke prijzen en/of kortingen,
· contantbonnen, de klant blijft anoniem, geen NAW-gegevens,
· contantbonnen op naam, de NAW-gegevens worden opgeslagen in het systeem en zijn oproepbaar voor nieuwe bonnen en bruikbaar voor mailingen;
· cadeaubonnen,
· tegoedbonnen,
· creditbonnen,
· bestelling.

Kortom een compleet winkelmanagement systeem.

Voorraadbeheer
Het beheer van grote assortimenten wordt met ‘Mavis’ aanmerkelijk eenvoudiger door de volgende functionaliteit:
· Stock-Control,
· inzicht in de voorraden, reserveringen en bestellingen in één scherm,
· printen voorraden per artikelgroep en voorraadwaarde overzicht,
· overzichten zoals artikelen met voorraad x-aantal maanden niet meer verkocht en artikelen zonder voorraad x-aantal maanden niet meer verkocht, direct op het scherm,
· muteren voorraad,
· tellijsten,
· overboeken naar andere magazijnen / filialen,
· overboeken naar productieafdelingen,
· inventarisatie m.b.v. barcode scanners.

Digitale prijslijst/ catalogus
Didata beschikt over het pakket Digicat waarmee u uw klant een digitale prijslijst/ catalogus kunt aanbieden voorzien van fotomateriaal en Digishop waarmee u uw assortiment op het internet zet. U legt de informatie dus maar éénmaal vast, in Mavis, en Digicat en Digishop worden automatisch bijgewerkt.

Statistieken
Vanuit de uitgebreide statistiekbestanden kunnen standaard een aantal statistiekoverzichten worden aangemaakt. Het betreft de volgende overzichten:
· Omzet per debiteur/ verzendadres/ artikelgroep,
· omzet per vertegenwoordiger/ debiteur,
· omzet per artikelgroep/ debiteur,
· omzet per rayon/ debiteur,
· aantallen per artikel,
· inkopen per artikelgroep,
· inkopen per leverancier/ artikelgroep,
· gerealiseerde marges per groep/ subgroep.
Export faciliteiten t.b.v. management informatiesystemen zijn ruimschoots voorhanden.


Handscanners.
Mavis voorziet op alle fronten in een koppeling met handscanners. Alle gangbare formaten labels kunnen worden verwerkt. Naast voorraad inventarisatie kunnen deze scanners ook worden ingezet om bestel- en balieorders te verzamelen.

Historie
Alle belangrijke informatie wordt opgeslagen in historiebestanden. Deze historie is van belang voor het verkrijgen van de benodigde management informatie. Vanuit de historie kan men op eenvoudige wijze spreadsheets en grafieken vervaardigen op aangesloten PC’s.

Financiële Administratie
Mavis beschikt over een geïntegreerde financiële administratie welke is opgezet volgens de doorschrijfmethode, d.w.z. alle mutaties komen vanuit subadministraties zoals facturering, betalingen, voorraadmutaties etc. In de financiële administratie wordt integraal rekening gehouden met ICT-transacties. Deze transacties worden apart gejournaliseerd en geëxporteerd naar het IRIS-bestand. Het systeem produceert BTW-overzichten, een kolommenbalans, grootboekmutatie overzichten en biedt uitgebreide opvraag faciliteiten. Boeken in twee boekjaren is mogelijk. . De financiële administratie bestaat verder uit:

Grootboekadministratie
· kolommenbalans,
· mutatieoverzichten
· budgettering,
· aanmaken van financiële overzichten b.v. liquiditeit- of exploitatieoverzichten,
· standaard journaalposten.

Debiteurenadministratie
· overzichten van debiteuren openstaande posten,
· BTW- aangiftes,
· aanmaningen en rentenota's,
· betaalhistorie,
· debiteurenbewaking gekoppeld aan de orderinvoer.

Crediteurenadministratie
· controle van inkoopfacturen op basis van een interne factuur welke is ontstaan n.a.v. de
goederenontvangst,
· inboeken inkoopfacturen met uitsplitsing naar grootboek,
· ouderdom analyses,
· betaaladviezen,
· BTW- voorheffings overzichten,
· betaalhistorie.

Betalingsverkeer
Het onderdeel betalingsverkeer is een integraal onderdeel van het debiteuren- en crediteurensysteem. Het betalingsprogramma is zodanig opgezet dat rechtstreeks vanaf de dagafschriften de debiteuren-ontvangsten, crediteurenbetalingen en betaalde en ontvangen kosten geboekt kunnen worden.
Verder voorziet deze module in:
· genereren van betaaladviezen,
· incassoadviezen,
· automatisch verwerken van adviesbestanden,
· betaalhistorie,
· valutarekeningen.

Systeemeisen
Besturingssoftware : SCO-unix.
Server : tot maximaal 4 werkplekken.
Processor : Intel Pentium 300MHZ of hoger.
Disk : vanaf 2 GB.
Interne geheugen : 64 MB.
Back-up : tapestreamer
Overigen : CD-rom drive, floppy disk, toetsenbord, muis en monitor.
Voor de server adviseren wij SCSI-disken en tapestreamers. Voor meerdere werkplekken s.v.p. contact opnemen met Didata.

Randapparatuur voor UNIX
Er kan volstaan worden met eenvoudige terminals, PC’s of thin-clients. PC’s die nog onder Dos draaien kunnen als werkplek worden ingezet. Wilt u op een locale werkplek office pakketten, CD-Rom toepassingen onder Windows, telebanking voor Windows etc. draaien dan adviseren wij u voor een dergelijke werkplek een krachtige moderne PC.

Printers
Didata ondersteunt printers van OKI, HP, Kyocera en Epson. Andere printers na onderzoek.
Voor netwerken, vraag advies.

Remote support
Voor het verlenen van telefonische ondersteuning is remote support een voorwaarde. Didata ondersteunt modems van Tron en Multitec en routers van Cisco. Overige communicatieapparatuur na onderzoek.
Mavis is een pakket, waarmee u meetbaar kunt besparen op:
· telefonische orderinvoer,
· voorraadpositie,
· afhandeling van specials,
· handling in het magazijn,
· uitlevergraad van orders,
· faxverkeer,
· verwerken van betalingen.