Telefonische verkoop, balie(winkel-)verkoop, internet verkoop, EDI verkoop en intercompany- en interfiliaalverkoop zijn 5 verschillende processen. Vandaar dat Mavis functioneel onderscheid maakt tussen deze 5 vormen van verkoop.

Uitgangspunten bij de telefonische verkoop zijn o.a.:

• snelheid van orderingave
• inzicht in de juiste beschikbare voorraad in de tijd gezien
• beschikbaarheid van alle relevante informatie (klantspecifieke prijzen, foto's en technische specificaties van artikelen) ten   behoeve van de klant aan de telefoon
• het snel en administratief juist kunnen verwerken van niet assortiments artikelen, de zogenaamde specials
• het kunnen maken van complete en juiste offertes compleet met foto's van artikelen
• back-to-back order verwerking

Uitgangspunten bij balie(winkel-)verkoop zijn o.a.:

• het kunnen scannen van artikelen
• het kunnen scannen van opdrachtbonnen van klanten ten behoeve van de facturering
• het kunnen maken van baliebonnen en directe facturen
• signaleringen over de kredietwaardigheid van klanten

Uitgangspunten bij internet verkoop zijn o.a.:

• een juiste leveling van de artikelen in de webshop
• een snel zoekmechanisme
• een juist webshop assortiment met relevante artikelinformatie inclusief foto's
• klantspecifieke prijzen en kortingen
• voorraadinformatie in de webshop

Uitgangspunten bij EDI verkoop zijn o.a.:

• foutloze verwerking van orders
• snelle afhandeling van niet automatisch verwerkte order

Uitgangspunten bij intercompany verkoop zijn o.a.:

• automatische onderhuidse boekhoudkundige afwikkeling van intercompany- en filiaalorders

De bekende mappen en ordners die een verkoper altijd met zich meezeulde behoren voorgoed tot het verleden. Middels een PDA of een (mini)laptop en een juiste verbinding heeft een vertegenwoordiger alle relevante informatie over order, offertes, leveringen, etc. binnen een muisklik bij de hand. Daarnaast biedt de jaarplanningsfunctie inzicht in welke klanten of prospects op welk moment bezocht moeten worden. Ook het management heeft inzicht in bezoekplanningen, behaalde resultaten qua bezoeken, omzetten per vertegenwoordiger of per divisie, etc.

Een juist inzicht in de voorraden van de verschillende bedrijven, filialen, magazijnen en locaties is natuurlijk van eminent belang voor iedere groothandel. Inslag en uitslag moeten natuurlijk op de meest efficiënte manier plaatsvinden, waarbij snelheid van verwerking van gegevens belangrijk is. De hoogte van de voorraad en de besteladvisering worden altijd op uitgekiende wijze berekend, zodat de gewenste uitleveringsgraad steeds weer gehaald wordt met een zo efficiënt mogelijke voorraadhoogte.

Ten behoeve van het kunnen registreren van alle relevante gegevens die de reparatie en service van te repareren of voor service aangeboden goederen met zich meebrengen, is de geïntegreerde module reparatie en service ontwikkeld.

Voor het kunnen registreren van alle relevante gegevens die de verhuur van goederen met zich meebrengt is de geïntegreerde verhuurmodule ontwikkeld.

Ondanks dat Mavis niet bedoeld is voor productiebedrijven, is er toch functionaliteit ingebouwd voor het kunnen registreren van simpele productieorders.

Centrale inkoop of inkoop van de verschillende bedrijven en/of filialen afzonderlijk, het is standaard mogelijk binnen Mavis. De berekeningsmethodieken van de besteladvisering zijn uitgekiend en divers, waardoor een juist en efficiënt voorraadbeheer mogelijk is.

Mavis biedt standaard een 9 niveaus diepe grootboekstructuur (kostenplaatsen, kostensoorten, etc.). Daarnaast een onbeperkte mogelijkheid voor management informatie naar eigen inzicht in te delen door middel van zelf te definiëren cumulatieven of views. De software is voorzien van allerlei hedendaagse handigheden zoals het kunnen mailen van openstaande posten en rekeningoverzichten, of het mailen van het grootboek en het V&W overzicht naar bijvoorbeeld de accountant. Ook is vreemde valuta functionaliteit voorzien alsmede het elektronisch kunnen matchen en verwerken van bankafschriften van verschillende banken. Een zeer gewaardeerde functionaliteit is ook het kunnen crediteren van facturen, waarbij bijvoorbeeld de hele factuur in 1 keer gecrediteerd kan worden bij de ene debiteur en vervolgens met een druk op de knop gefactureerd kan worden aan een andere debiteur.

Mavis biedt standaard de mogelijkheid voor automatisch intercompany boekingen bij onderlinge transacties tussen bedrijven (fiscale eenheden). Ook is er ten behoeve van de juiste management informatie voorzien in het onderscheid tussen leverende- en omzetfilialen, zodat de omzet geregistreerd kan worden in het ene filiaal terwijl een ander filiaal de daadwerkelijke levering uitvoert.

Mavis bevat zeer geavanceerde modules voor management informatie doeleinden. De module omzetanalyse biedt talrijke flexibele mogelijkheden om omzetgegevens op basis van allerlei inzichten en selecties boven water te halen met uiteraard exportmogelijkheden naar Excel of anderszins. Daarnaast biedt de module verkoopanalyse uitgekiende mogelijkheden om te analyseren wie wat koopt en wie wat juist niet koopt. De module voorraad analyse kan feilloos inzicht geven in hoelang een artikel niet meer is verkocht of ingekocht en kan op deze manier alle benodigde informatie over winkeldochters boven water halen.

Middels zogenaamde dashboardfuncties (ook wel stoplichtfuncties genoemd) kunnen realtime gegevens getoond worden met betrekking tot bepaalde processen, zoals bijvoorbeeld het aantal openstaande posten op enig moment, of het aantal binnengekomen orderregels op enig moment. Op basis van deze zelf te definiëren informatiebronnen (queries) kunnen beslissingen sneller en accurater genomen worden.

Uiteraard beschikt Mavis over een standaard webshop met klantspecifieke prijs- en kortingsmogelijkheden. Daarnaast is er een zogenaamde scholen- en kledingapplicatie die medewerkers van bedrijven in staat stelt op basis van een persoonsgebonden budget bepaalde specifieke klantassortimenten te kopen. Vertegenwoordigers kunnen met de zogenaamde Memor applicatie met een scanner orders opnemen bij klanten die vervolgens via de webshop in Mavis terechtkomen en vandaar uitgeleverd worden. Ook kunnen uw klanten zelf gebruik maken van de Memor applicatie, waarbij de betreffende klant zelf de artikelen voor zijn orders kan scannen.

Didata is een samenwerkingsverband aangegaan met Intercommit en wisselt via dat formaat EDI orders uit met verschillende leveranciers of inkoopcombinaties uit de technische groothandelsbranche, zoals Ferney en EDE. Daarnaast maken de standaard berichten van S@les in de Bouw al enige tijd onderdeel uit van de Mavis functionaliteit.

Gegevens van EZ-Base kunnen standaard worden ingelezen in Mavis, inclusief foto's en technische gegevens. Ook de artikelkenmerken, zoals bijvoorbeeld wattage of afmetingen, kunnen worden ingelezen en gebruikt voor het zoeken van artikelen in de database.

Mavis draait op een Windows- en/of Unixserver. Daarnaast zijn er allerlei processen binnen Mavis actief en is er allerlei randapparatuur verbonden met de centrale server. De server met al zijn Mavisprocessen en alle aangesloten randapparatuur kan gevolgd worden middels een uitgekiende module voor systeem- en procesmonitoring. Hierdoor is systeembeheer in staat om preventief processen en apparaten te reguleren in plaats van achteraf zaken te herstellen.